Sistema Informativo del settore Casa del comune di Milano SEPA®

DESCRIZIONE

SEPA è l’applicativo unico che gestisce elettronicamente tutti i processi amministrativi degli uffici del Settore Casa (Edilizia Popolare).
Questo applicativo ricrea logicamente ogni singolo passaggio lavorativo degli uffici in modalità work-flow ed è strutturato cosi dettagliatamente da essere strumento integrante e insostituibile del processo produttivo del Settore.
Sepa nasce dall’esigenza dell’Amministrazione di:

• eliminare l’appesantimento degli iter procedurali degli uffici che l’ingente movimento cartaceo ed applicativi informatici diversificati hanno via via causato nel corso degli anni, anche a livello di ricerca storica;
• favorire lo scambio e la circolazione delle informazioni tra uffici e settori diversi all’interno ed all’esterno dell’Amministrazione stessa;
• ottimizzare le risorse interne ed i tempi di lavorazione;
  ma soprattutto di:
• garantire al cittadino-utente risposte e servizi sempre più veloci.

Dall’analisi degli aspetti organizzativi e procedurali degli uffici, è scaturita l’esigenza di un sistema informativo unico con funzioni gestionali e di archiviazione ottica documentale, soluzione che consente un notevole snellimento delle attività lavorative ed un elevato livello di sicurezza del dati, non più garantiti dai vecchi applicativi.
Le funzioni di acquisizione immagini e di gestione orizzontale e verticale del dati, offerte dal nuovo sistema non sono importanti solo ai fini dell’archiviazione ottica dei documenti, ma soprattutto perché introducono una rivoluzione metodologica nell’organizzazione del lavoro:

la carta non rappresenta più il mezzo di comunicazione tra le varie componenti dell’Ente, ma solamente una certificazione di appoggio, mentre le informazioni in essa contenute, necessarie al lavoro degli uffici, viaggiano per via telematica, con un risparmio considerevole di tempo e di risorse.
Lo sviluppo del software, basato su una approfondita analisi delle esigenze e dei cicli lavorativi del Settore e su continui feedback, a cui hanno collaborato fattivamente capi ufficio ed operatori, ha condotto ad un sistema informativo nel quale ogni ufficio o servizio ha trovato la sua naturale collocazione informatica.

E’ stato così ottenuto un sistema informativo progettato e disegnato sull’effettiva esperienza, sui metodi di lavoro, sulla cultura del bisogni e sul patrimonio cognitivo del personale che vi opera, che rappresentano la vera ricchezza di un ambiente di lavoro.

CARATTERISTICHE DEL SISTEMA

• gestisce tutti i dati e tutta la documentazione in input (utenti, altri enti, ecc.), acquisendo, indicizzando ed archiviando il tutto automaticamente e produce la documentazione in output (verso utenti od enti), creando una sorta di “pratica virtuale” che può essere movimentata elettronicamente abolendo di conseguenza la necessità di movimentare il fascicolo cartaceo;
• automatizza, razionalizzandoli, tutti i cicli di lavoro previsti dalle varie attività lavorative del Settore;
• obbliga a mantenere ordinati e privi di errori tutti i dati dei diversi archivi, garantendoli nel tempo da possibilità di errore;
• consente la produzione in tempo reale di situazioni, di statistiche e di quanto necessario alla conduzione ed all’ottimizzazione delle varie attività lavorative del Settore;
• facilita l’attività di front-office, con possibilità di risposte rapide ed esaurienti al cittadino, e rende agile e friendly l’attività di back-office;
• consente al livelli superiori un puntuale e preciso controllo delle varie attività e della produttività del Settore, ufficio per ufficio ed operatore per operatore;
• consente il risparmio di risorse, non più impegnate costantemente in ricerche ed individuazioni di pratiche e della loro evoluzione su archivi convenzionali;
• mantiene lo storico di ogni singola operazione effettuata da ogni singolo operatore;
• garantisce la sicurezza dei dati a massimi livelli ;
• permette tutta una serie di controlli reciproci tra uffici diversi condividendo tutte le informazioni disponibili e permettendo, attraverso le immagini e gli eventi, entrambi cardini del sistema, un notevole risparmio di tempi e risorse, riducendo al contempo le possibilità di errore e/o di inutili doppie lavorazioni;
• gestisce, nel dettaglio, i processi lavorativi delle sezioni Bandi (nuovi e vecchi), Sfratti, Emergenza (nuove richieste e cambi alloggio), Controlli (decadenze, occupazioni, sanatorie), Contenzioso (amministrativo e penale), Assegnazioni (gestione graduatorie bandi, sfratti ed art.10 e gestione alloggi ALER, comunali, demaniali o di altri enti), Commissioni Ccaa e IX Erp (aggiornamento graduatorie, verbalizzazione decisioni e liquidazione spettanze), Affari Generali (informative varie).

DESCRIZIONE SINTETICA LOGICO-ORGANIZZATIVA

Ad oggi il Sistema è dotato di due differenti interfaccia Utente.
La prima, classica, in ambiente client/server è rivolta agli Utenti interni dell’Amministrazione che svolgono compiti di back-office, e principalmente di verifica e controllo di tutte le istanze presentate dalla Cittadinanza, verifica delle occupazioni abusive, gestione delle Commissioni Assegnazione Alloggi, ecc.
La seconda, esterna, in tecnologia WEB è rivolta a tutti quegli operatori dell’Amministrazione e/o di Enti esterni che svolgono compiti di front-office.
Collegandosi al seguente indirizzo internet del Comune di Milano – Portale del Settore Casa, si ha una visione delle attività di front-office.

http://sepaweb.comune.milano.it

Le funzionalità messe a disposizione sono:

• BANDO ERP. Sistema per la raccolta delle domande dei partecipanti al Bando di Assegnazione Alloggi (il Regolamento Regionale Lombardo 1/2004 permette ai Comuni di scegliere se fare un bando all’anno o due semestrali per anno, comunque sempre uno di seguito all’altro). Il Sistema gestisce le domande e le dichiarazioni dei richiedenti e calcola tutti gli indici previsti dalla norma per l’indicazione del fabbisogno abitativo (Cfr. ISBARC, ISBARC/R, ISBARC/C, ISEE, ISE, ISEE-erp, ecc.);
• ABBINAMENTO ALLOGGI. Dopo la pubblicazione della graduatoria, le verifiche di legge, ai nuclei familiari che ne hanno diritto viene assegnato un alloggio. Il Sistema permette di abbinare gli alloggi agli aventi diritto, tenendo conto anche delle preferenze espresse in sede di domanda. Tale Sistema è utilizzato dal Comune e dagli Enti convenzionati esterni e “aggancia” i nuclei familiari con gli alloggi disponibili.
• ANAGRAFE UTENZA. In conformità alla legge i Comuni, ogni due anni, devono censire gli inquilini per il calcolo dei canoni di locazione e la verifica del mantenimento dei requisiti di accesso all’Edilizia Residenziale Pubblica. Il Sistema permette di caricare i dati di tutti i nuclei familiari inquilini ed effettua i calcoli per la determinazione del canone di locazione e verifica il mantenimento dei requisiti di accesso all’ERP.
• CONSULTAZIONE. Il Comune di Milano, nell’ottica di fornire un servizio sempre migliore ed avanzato alla propria utenza, ha sottoscritto una convenzione con i maggiori sindacati. Essi, dopo essersi dotati della delega scritta dell’utenza ed averla trasmessa al Comune, riceveranno le credenziali di accesso al Sistema per la sola consultazione dei dati relativi alla situazione dell’utenza delegante, allo scopo di poter fornire un servizio di consulenza all’utenza. Nello specifico, con la consultazione dei dati, i sindacati potranno consigliare l’utenza sulla opportunità o meno di presentare ulteriori istanze all’attenzione dell’Amministrazione.
• AREA PUBBLICA. Vi è lo spazio per le NEWS, redatte dal Settore Casa e l’accesso ad informazioni e documentazione, con relativo download, aperto a tutti.

CLIENTI

• Comune di Milano

» ARCHIND

» ARCHICENTRE

» GEOS

» METODO

» SEPA

SINTESI NUMERICA

Si forniscono di seguito alcuni indici quantitativi relativi al Sistema.

Ad oggi il Sistema processa e gestisce:

• 65.000 processi annui;
• 100.000 alloggi, di cui 33.000 di proprietà del Comune e 67.000 di proprietà dell’Aler Milano, su questi ultimi effettua solo le operazioni di assegnazione;
• 35.000 nuclei familiari presenti sul DB;
• Vi lavorano 250 operatori, 70 in client/server e 180 in modalità WEB;
• E’ integrato con il Protocollo generale del Comune di Milano;
• E’ integrato con il Sistema dell’Anagrafe della Popolazione;
• Effettua lo scambio dati bidirezionali in formato XML con le procedure della Regione Lombardia ed Aler Milano